PENGERTIAN DAN PENJELASAN SISTEM 4 SALURAN TELEPON DALAM BISNIS

FORDIASI.COM | INFORMASI - Sistem 4 Saluran Telepon adalah sistem telepon multisaluran yang populer untuk usaha kecil. Cari tahu cara kerja sistem 4 Saluran Telepon dan apakah ada yang cocok untuk bisnis Anda.

• Sistem 4 Saluran Telepon adalah jenis sistem telepon multisaluran yang menyediakan saluran dalam empat kelompok.
• Sistem telepon ini bisa menjadi pilihan yang bagus untuk usaha kecil, tetapi terbatas pada penggunannya.
• Anda harus mempertimbangkan kebutuhan komunikasi bisnis Anda saat ini dan masa depan untuk menentukan apakah sistem 4 Saluran Telepon tepat untuk Anda.
• Artikel ini ditujukan untuk pemilik bisnis yang menerapkan sistem telepon bisnis yang ingin lebih memahami apa itu sistem 4 Saluran Telepon.

Sistem  4 Saluran Telepon adalah pilihan populer bagi bisnis yang ingin meningkatkan produktivitas, komunikasi, dan efisiensi. 4 Saluran Telepon adalah alat komunikasi terpadu yang memungkinkan bisnis mentransfer panggilan dengan mudah dan berkomunikasi baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan 4 Saluran Telepon?

Sistem 4 Saluran Telepon adalah jenis sistem telepon bisnis multisaluran yang menjalankan empat saluran telepon analog (atau telepon rumah) melalui kantor Anda. Garis bisa internal atau eksternal. Jalur internal memungkinkan karyawan di kantor Anda untuk berkomunikasi satu sama lain, sedangkan jalur eksternal memungkinkan komunikasi dengan pelanggan, vendor, atau siapa pun di luar kantor. Jika Anda memerlukan lebih dari empat saluran, sebagian besar sistem akan menyediakan opsi dan perangkat keras untuk menghubungkan dan melayani telepon tambahan dalam kelompok empat.

$ads={1}

sistem 4 Saluran Telepon berbeda dari sistem telepon tradisional karena memungkinkan banyak pihak untuk menelepon secara bersamaan, sedangkan telepon tradisional hanya mengirim data audio antara dua pihak sekaligus.

Bagaimana cara kerja sistem 4 Saluran Telepon?

Sistem 4 Saluran Telepon bekerja mirip dengan telepon satu saluran. Paket data suara dikirim melalui kabel jaringan telepon ke penerima. Keempat saluran berjalan bersama pada kabel yang sama dan menerima panggilan yang sama, menciptakan sistem di antara keempat telepon.

Sistem 4 Saluran Telepon dibuat melalui ekstensi yang memungkinkan tiga telepon lain disambungkan ke saluran. Ekstensi ini biasanya tanpa kabel, memungkinkan telepon kedua, ketiga, dan keempat ditempatkan jauh dari telepon pertama. Hal ini memungkinkan karyawan di setiap grup 4 Saluran untuk memiliki telepon di meja mereka sendiri daripada mengelompokkannya bersama-sama.

Apakah Perusahaan memerlukan Sistem 4 Saluran Telepon?

Karena sistem empat saluran adalah bagian dari pengaturan sistem telepon multisaluran, serangkaian keadaan yang lebih spesifik diperlukan untuk membenarkan pilihan. Seperti namanya, sistem ini hanya datang dalam kelompok empat, jadi Anda harus berharap untuk meningkatkan empat setiap kali Anda perlu menambahkan baris. Berikut adalah jenis bisnis yang paling diuntungkan dari sistem 4 Saluran Telepon:

• Pengusaha yang ingin membagi lini pribadi dan bisnisnya
• Usaha kecil dengan dua orang atau lebih yang membutuhkan akses terus-menerus ke telepon
• Bisnis apa pun dengan volume panggilan tinggi pada waktu-waktu tertentu
• Kantor dengan empat orang atau lebih yang membutuhkan akses telepon hampir konstan
• Tim yang terdiri dari empat orang yang secara konsisten perlu dipanggil bersama dari meja mereka sendiri
• Bisnis kecil dengan beberapa karyawan yang membutuhkan banyak lini untuk fungsi pekerjaan spesifik mereka, tanggung jawab tim yang terpisah, dan akses bisnis umum
• Situasi di mana beberapa merek kecil dijalankan dari kantor pusat yang sama
• Bangunan dengan sistem PBX lama yang tidak ingin mengalami latensi atau kegelisahan dengan koneksi internet yang buruk

Fitur yang harus dilihat dalam Sistem 4 Saluran Telepon

Anda harus mencari beberapa fitur utama saat memutuskan Sistem 4 Saluran Telepon. Beberapa fitur mungkin disertakan dalam paket Anda, meskipun Anda mungkin perlu membeli fitur yang lebih canggih sebagai add-on. berikut beberapa fitur dari Sistem 4 Saluran Telepon:

• Do Not Disturb: Jangan Ganggu mengirim semua panggilan masuk langsung ke pesan suara tanpa dering telepon. Fitur ini dapat membantu saat Anda berada dalam rapat penting atau saat Anda tidak dapat menjawab telepon.
• Call transfer : Fitur ini memungkinkan Anda mentransfer panggilan ke orang lain di sistem multiline Anda atau ke nomor eksternal (seperti pusat penjualan atau panggilan).
• All-page and intercom : Paging memungkinkan Anda berbicara ke semua telepon sekaligus melalui speakerphone, sedangkan fitur interkom memungkinkan Anda membuat pengumuman atau memberi tahu karyawan lain tentang panggilan tunggu.
• Mute and volume control: Fungsi bisu dan kontrol volume memungkinkan Anda untuk membisukan, menambah, atau mengurangi volume speakerphone, audio telepon, atau dering Anda.
• Hold: Fungsionalitas tahan bervariasi menurut sistem telepon, tetapi beberapa sistem memungkinkan Anda mengatur musik khusus untuk diputar saat penelepon ditahan.
• Caller ID: Caller ID menunjukkan siapa yang menelepon. Anda bisa mendapatkan ID penelepon yang hanya menampilkan nomor pemanggil, atau yang juga menampilkan nama pemanggil. Fungsi ID Penelepon membantu Anda membedakan antara panggilan penting dan spam yang mengganggu.
• Speakerphone: Speakerphone dapat membantu jika Anda perlu hands-free saat Anda sedang berbicara di telepon, atau jika Anda memerlukan cara yang cepat dan mudah untuk melakukan konferensi dengan seseorang yang secara fisik berada di ruangan dengan Anda selama panggilan.
• Voice mail: Ini memungkinkan penelepon untuk meninggalkan Anda pesan jika Anda melewatkan panggilan mereka.
• Automated attendant:: Petugas otomatis adalah fitur lanjutan yang menyapa penelepon dan memberi mereka direktori karyawan atau informasi lainnya.
• Texting: Fitur canggih lainnya, layanan SMS memungkinkan Anda menggunakan nomor telepon rumah yang ada untuk mengirim pesan teks kepada pelanggan di ponsel mereka.

Pro dan kontra dari Sistem 4 Saluran Telepon

Penting untuk menyadari kelebihan dan kekurangan Sistem 4 Saluran Telepon sehingga Anda dapat menilai apakah ada yang tepat untuk bisnis Anda.

$ads={2}

Kelebihan

Kemampuan: Keunggulan terbesar dari Sistem 4 Saluran Telepon adalah berbagai kemampuan dan solusi yang mereka tawarkan untuk semua jenis bisnis. Tidak peduli bagaimana fungsi bisnis Anda, Anda dapat membuat Sistem 4 Saluran bekerja sesuai keinginan Anda. Tetapi karena ada banyak paket fitur dan paket dukungan untuk dipilih, penting untuk melakukan riset dan menjelajahi semua opsi Anda.

Biaya rendah: Daya tarik lain dari sistem empat jalur adalah biayanya yang rendah. Biaya mungkin lebih tinggi jika Anda perlu membeli peralatan baru untuk karyawan Anda, tetapi banyak sistem telepon multisaluran beralih ke model berbasis internet yang menampung semua data panggilan di cloud dan mengirim informasi panggilan sepenuhnya melalui internet, yang membantu menjaga biaya lebih rendah daripada biaya saluran telepon tradisional.

Efisiensi: Sistem 4 Saluran Telepon modern menawarkan sejumlah fitur komunikasi dan peningkatan produktivitas, seperti penjawab otomatis, konferensi, dan Jangan Ganggu. Sistem 4 Saluran Telepon memungkinkan karyawan menerima dan mentransfer panggilan telepon dengan mudah, baik di dalam maupun di luar organisasi Anda. Fitur-fitur ini dapat meningkatkan efisiensi dalam bisnis yang lebih besar dan memberikan dorongan profesionalisme kepada bisnis yang lebih kecil.

Skalabilitas: Sistem 4 Saluran dengan mudah diskalakan dalam kelompok empat, yang berarti mereka dapat tumbuh secepat bisnis Anda. Anda akan memerlukan perangkat keras tambahan dari penyedia atau perusahaan telepon Anda, termasuk kabel, adaptor berkabel atau nirkabel, atau kit ekspansi yang mendukung beberapa handset telepon dari satu soket telepon. Tidak seperti alat komunikasi lain yang memerlukan koneksi internet, Anda tidak perlu khawatir kehilangan kualitas saat menambahkan lebih banyak pengguna ke Sistem 4 Saluran Telepon.

Keamanan: Sistem 4 Saluran Telepon juga sangat aman dan andal dibandingkan dengan beberapa perangkat modern yang setara. Beberapa penyedia menawarkan layanan enkripsi data dan cadangan baterai untuk melanjutkan layanan jika terjadi pemadaman listrik atau masalah koneksi internet. Karena data Anda tidak ditransmisikan melalui internet, pada dasarnya lebih mudah untuk menjaga kerahasiaannya.

Kontra

1. Pengelompokan empat: Kelemahan utama dari sistem 4 Saluran Telepon adalah bahwa mereka dibatasi untuk kelompok empat, yang dapat merugikan jika bisnis Anda sudah memiliki sistem empat saluran dan perlu berkembang hanya dengan satu saluran. Dalam hal ini, Anda mungkin perlu menjelajahi opsi lain, seperti sistem telepon VoIP yang menyediakan nomor telepon berbasis internet, atau satu ekstensi. Jika tidak, Anda akan dibiarkan membayar layanan yang tidak Anda perlukan.

2. Perangkat keras yang mahal: Sistem telepon multiline juga bergantung pada kabel dan perangkat keras. Ini bisa sulit dan mahal bagi perusahaan tanpa peralatan yang diperlukan, seperti headset atau telepon kabel untuk setiap karyawan. Dalam beberapa kasus, kurangnya akses ke soket telepon atau persyaratan pemasangan lainnya dapat memaksa perusahaan untuk memodifikasi ruang kantor mereka agar Sistem 4 Saluran Telepon berfungsi dengan baik. [Tidak ingin membayar banyak untuk sistem telepon bisnis Anda? Pertimbangkan sistem telepon bisnis kantor kecil seperti Ooma.]

3. Tidak ada mobilitas: Sistem 4 Saluran Telepon tidak ideal untuk perusahaan dengan karyawan yang sering bepergian atau bekerja dari jarak jauh. Sistem ini hanya dapat digunakan dengan telepon meja tradisional, yang menjadi lebih merugikan saat dunia bisnis beralih ke komunikasi seluler dan fleksibel. Dalam lanskap bisnis saat ini, kurangnya mobilitas mungkin merupakan faktor terpenting ketika perusahaan memutuskan untuk beralih dari sistem telepon empat jalur yang lebih lama. [Mencari sistem telepon bisnis yang sangat mobile? Baca ulasan kami tentang Belalang.]

(H/S)

Referensi :

- www.businessnewsdaily.com